Digitalisierung in der häuslichen „24-Stunden-Betreuung“ durch Pflegeherzen mit Webportal der Meta-Level Software AG

Glücklich alt werden im eigenen Zuhause, wer möchte das nicht? Um ihren betreuungs- und pflegebedürftigen Kunden sowie deren Angehörigen diesen Wunsch zu erfüllen, vermittelt die Firma Pflegeherzen ausländische Betreuungskräfte zur häuslichen Betreuung, im Volksmund unter „24-Stunden-Betreuung“ bekannt. Dabei berät sie ihre Kunden in der komplexen Thematik, wählt gemeinsam mit ihren ausländischen Kooperationspartnern die passenden Betreuungskräfte aus, koordiniert deren An- und Abreise und kümmert sich um die Belange der Kunden während der gesamten Betreuungsphase.

Aufgrund der steigenden Nachfrage und um weiter wachsen zu können, war Pflegeherzen auf der Suche nach einem Online-Portal, mit dem die Geschäftsprozesse vereinfacht, zentral verwaltet und transparenter gestaltet werden sollten. Da es für die speziellen Anforderungen keine passende Standardlösung gab, entschied sich Pflegeherzen für die Zusammenarbeit mit der Meta-Level Software AG aus Saarbrücken, zu deren Geschäftsfeld die Entwicklung individueller Web-Portale und Workflowlösungen gehört.

Gemeinsam wurde ein Konzept erstellt, und Meta-Level entwickelte eine Online-Plattform, die den kompletten Workflow abbildet: angefangen bei der komplexen Beratung, Angebotserstellung, Erfassung der Krankheitsmerkmale sowie den Betreuungsbedarf und der Kommunikation mit dem Kunden, Organisation von An- und Abreise der Betreuungskräfte, Koordination von Pflegediensten und Kooperationspartnern bis zur Rechnungserstellung sowie der laufenden Kontrolle und Qualitätssicherung.

So können bspw. zur schnellen Korrespondenz mit Kunden und Partnern im System Textbausteine und Vorlagen angelegt werden. Durch eine Anbindung an die vorhandene Telefonanlage können Telefonate direkt aus dem System gestartet und anschließend protokolliert werden. Warnhinweise, Erinnerungen und To-do-Listen weisen die Benutzer auf Ereignisse und zu erledigende Aufgaben hin. Protokolle, Statistiken und Auswertungen geben einen lückenlosen Überblick über Geschäftsabläufe, Reklamationen etc. und dienen als wertvolles Hilfsmittel zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung.

Mit dem Webportal ist es gelungen, eine zentrale Informations- und Kollaborations-Plattform zu schaffen, über die die Mitarbeiter von Pflegeherzen jederzeit, ortsunabhängig alle relevanten Informationen im Zugriff haben. Dank Digitalisierung können Anfragen nun schneller bearbeitet und die laufenden Vorgänge leichter überwacht werden, sodass einer weiteren Expansion des Geschäfts nichts mehr im Wege steht.