Vereinfachung der Prozesse im Mitgliedermanagement der GDCh e.V.

Mit rund 31.000 Mitgliedern aus Wissenschaft, Wirtschaft und freien Berufen repräsentiert die GDCh eine große, fachlich wie gesellschaftlich relevante Gemeinschaft. Sie fördert die Chemie in Lehre, Forschung und Anwendung und engagiert sich für Verständnis und Wissen von Chemie und chemischen Zusammenhängen in der Öffentlichkeit.

Insbesondere die Betreuung ihrer Mitglieder und etwaige Dienstleistungen, wie Tagungs- und Fortbildungsorganisation, Karriereservice, elektronische Kommunikation und Internetangebote gehören zum täglichen Geschäft der GDCh-Geschäftsstelle in Frankfurt/Main. Zur Vereinfachung der Arbeit wurde bereits vor Jahren das Zentrale Adressmanagementsystem ZAM® der Dr. Lauer & Karrenbauer GmbH aus Saarbrücken eingeführt. Die Verwaltung aller im Zugriff befindlichen Dokumente wurde über ein Ordnerarchiv und die Dateiablage auf Arbeitsplätzen und Servern organisiert. Die Folge war, dass die Zuordnung der Korrespondenz zu Adressdaten und auch die Recherche manuell erfolgen musste, was sehr aufwändig und zeitintensiv war. Zudem erforderte die Papierablage immer mehr Stauraum. Es wurde notwendig, ein System zu implementieren, das in Verbindung mit der Adressverwaltung deutlich effizienter Arbeitsabläufe schaffen konnte.

Folgende Voraussetzungen waren zu erfüllen:

• Elektronische Archivierung aller Dokumente, die im Rahmen der Mitgliederverwaltung anfallen
• Schneller Zugriff auf die Daten vom Arbeitsplatz aus
• Einfache und schnelle Suchmechanismen im Dokumentenbestand
• Kopplung der Daten mit dem gepflegten Adressbestand, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Dokumente erhalten bzw. geschickt hat
• Zugriff von der Adressverwaltung aus direkt in das Dokumentenarchiv und umgekehrt

Vereinfachung der Prozesse im Mitgliedermanagement Nach einer Vorlaufzeit und Planungsphase von wenigen Monaten konnte die Installation des Dokumentenmanagementsystems META-DOK in kürzester Zeit realisiert werden. In einem ersten Schritt wurde das komplette Ordnerarchiv eingescannt und übernommen. Die Software verfügt über eine Schnittstelle zum Adressmanagementsystem ZAM®, die es erlaubt, sowohl von einer Person, einer Firma oder einem Verteiler auf die dazugehörigen Dokumente als auch von einem Dokument auf die verbundenen Adressobjekte zuzugreifen. Die Möglichkeiten von META-DOK zur Strukturierung und zur Suche – auch im Volltext – führen zu einer sehr einfachen und schnellen Recherche nach Inhalten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GDCh-Geschäftstelle, die mit den Daten arbeiten, werden zudem mit Hilfe eines Abonnement-Mechanismus automatisch über Änderungen im Datenbestand auf dem Laufenden gehalten.

META-DOK ist seit März 2008 im Einsatz.